آموزش محاسبات حقوق و تسویه حساب کارمندان

محاسبات حقوق

پس از ورود اطلاعات پرسنلي ، قراردادها ، كاركردها و … ، با استفاد از فرآيند و عمليات محاسبات حقوق ، اطلاعات وارد با هم تركيب شده و نتيجه نهايي در فيش ها ، ليست ها و … قابل گزارش گيري و مشاهده خواهد بود .

محاسبه حقوق

پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت حقوق و دستمزد شده و در قسمت عمليات روي گزينه “محاسبات” كليك كنيد .

در پنجره‌اي كه در اختيار شما قرار ميگيرد اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد.

جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :

1-      ورود اطلاعات “نوع” محاسبه اجباري است . براي محاسبه حقوق ، نوع محاسبه را “حقوق ماهيانه” انتخاب كنيد .

2-      ورود اطلاعات “ماه” محاسبه اجباري است . در اين قسمت ، ماهي را كه ميخواهيد محاسبات حقوق مربوط به آن را انجام دهيد وارد كنيد .

3-      با انتخاب ماه در قسمت پايين ، ليست همه افرادي كه حداقل يك روز در ماه انتخاب شده فعال بوده اند (حداقل يك روز در آن ماه قرارداد داشته اند كه ميتوان براي آنها حقوق محاسبه كرد) نمايش داده ميشوند .

4-      افرادي كه تاريخ اعتبار قراردادشان قبل از پايان ماه مورد نظر (يا تاريخ پايان خدمتشان) است ، اطلاعاتشان به عنوان افراد فعال نمايش داده ميشود ولي انجام محاسبات حقوق براي آنها امكان پذير نيست .

5-      با استفاده از قسمت تیک در كنار مشخصات هر فرد ، ميتوانيد افراد مورد نظر را براي انجام عمليات محاسبات حقوق انتخاب كنيد . دقت داشته باشيد كه عمليات در اين فرم فقط براي افرادي انجام ميشود كه انتخاب شده باشند و براي بقيه افراد ، عملياتي صورت نميگيرد .

6-      پس از انتخاب افراد ، براي انجام شدن محاسبات حقوق كليد محاسبه را بزنيد .

7-      با زدن كليد محاسبه ، عمليات محاسبات حقوق آن ماه شروع ميشود و با رسيدن نوار پيشرفت عمليات به 100% ، محاسبات به پايان ميرسد .

8-      پس از پايان محاسبات ، مبلغ خالص پرداختي به دست آمده براي هر فرد در ستون “خالص پرداختي” نمايش داده ميشود .

9-      دقت داشته باشيد كه در صورتي ميتوان براي فردي در يك ماه محاسبه حقوق انجام داد كه براي فرد در ماه هاي بعد از آن ماه  محاسبه اي انجام نشده باشد .

10-  در صورتيكه در جريان محاسبات مشكلي ايجاد شود و محاسبات براي يك يا چند نفر قابل انجام نباشد ، پس از پايان محاسبات در پنجره اي به شكل زير ، موارد نمايش داده ميشود :

11-   براي اطلاعات بيشتر درباره نحوه و روال محاسبات ، به راهنماي “روال محاسبات حقوق” مراجعه كنيد .

حذف محاسبات حقوق

1-      در صورت نياز به حذف محاسبه ، ماه و افراد مورد نظر را انتخاب كرده و کلید حذف محاسبات را بزنيد .

2-      محاسبات حقوق در صورتي قابل حذف است كه براي محاسبات حقوق آن ماه ، سند حسابداري حقوق صادر نشده باشد . در صورت صدور سند حسابداري ، تا زمانيكه حذف نشود ، امكان حذف محاسبات حقوق وجود ندارد .

3-      محاسبات حقوق در صورتي قابل حذف است كه در ماه هاي پس از آن ماه ، محاسبه حقوق انجام نشده باشد .

4-      محاسبات حقوق در صورتي قابل حذف است كه در آن ماه ، محاسبه ديگري مانند عيدي ، سنوات و … انجام نشده باشد .

تهيه فيش حقوق

1-      در فرم محاسبات حقوق ، ماه و افراد مورد نظر را انتخاب كرده و در بالاي فرم كليد پرینتر را بزنيد و گزينه فیش حقوقی را انتخاب كنيد .

2-      در صورتيكه تمايل داريد پيامي در فيش نمايش داده شود ، متن مورد نظرتان را در پنجره اي كه در اختيارتان قرار ميگيرد تايپ كنيد .

3-      با زدن كليد تایید ، فيش حقوق آن ماه براي افراد انتخاب شده نمايش داده ميشود .

4-      با زدن كليد تایید در بالاي فرم ميتوانيد نسبت به چاپ فيش اقدام كنيد .

سند حسابداري حقوق

1-      در فرم محاسبات حقوق ، ماه و افراد مورد نظر را انتخاب كرده و در بالاي فرم كليد صدور سند حسابداری را بزنيد.

2-      در فرمي كه در اختيارتان قرار ميگيرد ، تاريخ مورد نظر براي درج سند حسابداري حقوق را تعيين كنيد .

3-      با زدن كليد تایید ، سند حسابداري محاسبات حقوق ماه مورد نظر براي همه افرادي كه در آن ماه محاسبه حقوق دارند و سند آنها قبلا صادر نشده ، به حسابداري ارسال ميشود .

4-      براي اطلاعات بيشتر درباره نحوه و روال صدور سند حسابداري حقوق ، به راهنماي “روال صدور سند حسابداري حقوق” مراجعه كنيد .

5-      پس از صدور سند حسابداري ، شماره و تاريخ آن ستون هاي “تاريخ سندحسابداري” و “شماره سند حسابداري” در جلوي نام هر فرد نمايش داده ميشود .

6-      براي حذف سند حسابداري ، افراد مورد نظر را انتخاب كرده و كليد حذف سند حسابداری را بزنيد .

7-      براي مشاهده سند حسابداري ، افراد مورد نظر را انتخاب كرده و كليد مشاهده سند حسابداری را بزنيد .

تسویه حساب کارمندان

با استفاده از تسويه حساب ، وضعيت پرداختي ها و دريافتي هاي شخص هنگام قطع رابطه كاري با شركت مشخص ميشود  .

با ورود و ثبت اطلاعات تسويه حساب ، موارد و امكانات زير در اختيار شما قرار ميگيرد :

1-     پرداخت مطالبات حقوق .

2-     پرداخت ساير مزايايي كه هنگام خروج از خدمت به فرد تعلق ميگيرد مانند بازخريد سنوات ، بازخريد مرخصي و عيدي .

3-     تسويه مانده وام هاي پرسنلي فرد .

4-     تعيين ساير مطالبات و بدهي هايي كه  بايد در تسويه حساب فرد منظور شوند .

5-     صدور سند حسابداري تسويه حساب .

ورود اطلاعات تسويه حساب

پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت حقوق و دستمزد شده و در قسمت عمليات روي گزينه “تسويه حساب” كليك كنيد .

در پنجره‌اي كه در اختيار شما قرار ميگيرد ، در صفحه اطلاعات اصلي ، اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد.

جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :

1-      ورود اطلاعات “قرارداد” الزامي است .

2-      براي انتخاب گزينه “قرارداد” ، شماره قرارداد مورد نظر را تايپ كنيد و كليد Enter يا Tab را بزنيد . در صورتيكه عنوان وارد شده صحيح باشد ، نام طرف حساب نمايش داده ميشود . همچنين با استفاده از كليد  فلش پایین، ليست قراردادهايي كه براي آنها گزينه پايان خدمت تكميل شده باشد باز ميشود و ميتوانيد از بين آنها ، قرارداد مورد نظر را انتخاب كنيد .

3-      گزينه هاي “نام كارمند” و “تاريخ پايان خدمت” با توجه به قرارداد انتخاب شده پر ميشوند .

4-      اگر قبلا براي فرد در ماهي كه پايان خدمت خورده محاسبات انجام شده باشد ، در قسمت “خالص حقوق” ، “خالص عيدي” ، “بازخريد مرخصي” و “بازخريد سنوات” نمايش داده ميشود .

5-      اگر قبلا براي فرد در ماهي كه پايان خدمت خورده محاسبات انجام نشده باشد ، در قسمت “خالص حقوق” ، “خالص عيدي” ، “بازخريد مرخصي” و “بازخريد سنوات” با زدن كليد محاسبه ، محاسبه انجام شده و مبلغ خالص آن در تسويه حساب منظور ميشود .

6-      اگر قبلا براي فرد در ماهي كه پايان خدمت خورده محاسبات انجام شده باشد ، و نميخواهيد در تسويه حساب منظور شود ، كليد حذف تسویه را بزنيد .

7-      دقت داشته باشيد كه با اين كار ، فقط مبلغ فوق از تسويه حساب حذف ميشود ولي محاسبات آن همچنان در سيستم باقي ميماند و در صورت لزوم بايد از فرم “محاسبات” نصبت به حذف آن اقدام كنيد .

8-      در قسمت “مبلغ قسط وام تسويه نشده” مانده اقساط وام پرسنلي فرد نمايش داده ميشود كه ميتوانيد همه يا قسمتي از آن را براي تسويه حساب انتخاب كنيد .

9-      دقت داشته باشيد كه در اينجا صرفا مبلغي كه انتخاب ميكنيد از تسويه حساب فرد كسر ميشود و بايد براي تسويه اقساط در سيستم تقسيط از كليد لیست اقساط استفاده كنيد .

10-  چنانچه شخص به جز موارد فوق ، مطالبات ديگري هم از شركت دارد ميتوانيد “شرح” ، “مبلغ” و “حساب معين” اي كه هنگام صدور سند بايد در آن درج شود را در قسمت “مطالبات و بدهي ها” با نوع “مطالبه” ثبت كنيد .

11-  چناچه شخص به جز وام ، بدهي ديگري هم به شركت دارد ميتوانيد “شرح” ، “مبلغ” و “حساب معين” اي كه هنگام صدور سند بايد در آن درج شود را در قسمت “مطالبات و بدهي ها” با نوع “بدهي” ثبت كنيد .

12-  در صورت نياز به درج توضيحات در تسويه حساب ميتوانيد آن را در قسمت “توضيحات” وارد كنيد .

13-  پس از ورود اطلاعات كليد ذخيره يا Ctrl+S را بزنيد . پس از ذخيره اطلاعات ، در سمت راست نوار پايين فرم پيغام اطلاعات با موفقیت ثبت شد نمايش داده ميشود .

تهيه گزارش تسويه حساب

1-      در فرم محاسبات حقوق ، ماه و افراد مورد نظر را انتخاب كرده و در بالاي فرم كليد پرینتر را بزنيد و گزينه گزارش تسویه حساب را انتخاب كنيد .

2-      با زدن كليد تایید ، فيش حقوق آن ماه براي افراد انتخاب شده نمايش داده ميشود .

3-      با زدن كليد print در بالاي فرم ميتوانيد نسبت به چاپ گزارش اقدام كنيد .

سند حسابداري تسويه حساب

1-      در فرم تسويه حساب ، تسويه حسابهاي مورد نظر را انتخاب كرده و در بالاي فرم كليد صدور سند حسابداری را بزنيد.

2-      در فرمي كه در اختيارتان قرار ميگيرد ، تاريخ مورد نظر براي درج سند حسابداري حقوق را تعيين كنيد .

3-      با زدن كليد تایید ، سند حسابداري تسويه حساب مورد نظر براي همه افرادي كه در آن ماه محاسبه حقوق دارند و سند آنها قبلا صادر نشده ، به حسابداري ارسال ميشود .

4-      براي اطلاعات بيشتر درباره نحوه و روال صدور سند حسابداري حقوق ، به راهنماي “روال صدور سند حسابداري حقوق” مراجعه كنيد .

5-      براي حذف سند حسابداري ، كليد حذف سند را بزنيد .

6-      براي مشاهده سند حسابداري ، كليد مشاهده سند را بزنيد .

يادداشت و اطلاعات تكميلي

براي مشاهده نحوه استفاده از قسمتهاي “يادداشت” و “اطلاعات تكميلي” ، به راهنماي قسمتهاي عمومي سيستم مراجعه كنيد .

ليست تسويه حساب ها

براي مشاهده ليست تسويه حساب ها ، وارد قسمت حقوق و دستمزد شده و در اين قسمت ، روي گزينه “تسويه حساب ها” كليك كنيد.

با انتخاب اين گزينه ، ليستي از تسويه حسابهاي تعريف شده در سيستم به همراه خلاصه اي از اطلاعات تعريف شده براي آنها نمايش داده ميشود .

حذف تسويه حساب

در صورت نياز به حذف تسويه حساب ، از ليست حساب ها ، مورد يا موارد مورد نظر را انتخاب كرده و در قسمت گوی بالای صفحه كليد ضربدر را بزنيد يا از Ctrl+D استفاده كنيد .