تنخواه گردان در حسابداری
با تشکیل و رشد کردن موسسات و بنگاه های اقتصادی در طول کمتر از یک قرن اخیر ، فعالیت های کوچک و بزرگ آنها چند برابر شد. که هر کدام از این فعالیت ها هزینه های گوناگونی داشت که سر جمع مبلغ بالایی را تشکیل میداد.
به همین خاطر ساماندهی مخارج به یک دغدغه اساسی برای واحد های اقتصادی متفاوت بدل شده بود . از سوی دیگر برای تسویه این مخارج نیازمند سپری شدن فرایند اداری خود بود که سبب اتلاف زمان زیادی از سازمان می شد .
بعنوان مثال برای تهیه لوازم مصرفی ادارات از سمتی نیاز به پرداخت هزینه خرید اجناس وجود داشت و از سمتی دیگر باید هزینه های حمل و نقل آن به صورت مجزا پرداخت می شد . هر یک از این پرداخت ها و سپری شدن پروسه اداری آن موجب آن می شد که شرکت ها زمان و هزینه بسیاری را صرف آن کنند .و در این شرایط راه حلی که ارائه شد برای جلوگیری از صرف بیهوده زمان و هزینه تنخواه گردان حسابداری بود .
تنخواه گردان در حسابداری چیست؟
کلمه ی تنخواه گردان در زبان انگلیسی بشکل عبارت «Imprest Funds» دیده می شود که میزانی از پول نقد است که در بنگاه های اقتصادی نگاه داشته میشود تا برای پرداخت مخارج جزئی شرکت ها صرف شود . این مبلغ از پول تنخواه گردان یا همان تنخواه می باشد که نزد یکی از پرسنل شرکت امانت داده می شود که بشکل متداول مامور خرید سازمان یاد شده می باشد و وظیفه دارد تمام مدارک مربوط به هزینه های انجام شده از جمله فاکتور ، صورت رسید ، قبض و … را تا زمان ارائه به شرکت نزد خود نگه دارد .
در صورتی که مبلغ پرداختی نیز هر چند جزئی باشد فرد مورد نظر باید سند پرداختی را نزد خود نگاه دارد ، به این دلیل که در انتهای سال مالی این هزینه های جزئی جمع شده و مبلغ قابل توجهی را تشکیل میدهند . تمام پرداخت هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه صورت می گیرد می بایستی دارای رسید واضح و رسمی باشد و به حسابداری سازمان واگذار شود در ضمن این اسناد باید دارای اطلاعات تاریخ ، زمان و مبلغ نیز باشند .
اسناد تحویل شده بابت حساب تنخواه بعد از تحویل دادن و به ثبت رسیدن توسط حسابداری می بایست به وسیله مدیر تنخواه و مدیریت مجموعه حسابداری برسد. و همچنین پسندیده است که این اسناد در بایگانی مجموعه در قسمت حساب تنخواه نگاه داشته شود . به این نکته توجه کنید که تنخواه می بایست جزء حساب هایی باشد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد .
فرد تنخواه دار بهتر است به تایید هیئت مدیره سازمان برسد و فردی قابل اطمینان و راستگو باشد . مسئله حائز اهمیت این است که وجوه موجود در حساب تنخواه گردان فقط صرف کار های مرتبط با سازمان گردد و ابدا برای منفعت های شخصی هزینه نگردد . به همین دلیل شغل تنخواه گردان در سازمان های بزرگ و شرکت ها یکی از حساس ترین و پر اهمیت ترین شغل ها محسوب میگردد .
مهمترین دلایل ایجاد حساب تنخواه در حسابداری چیست ؟
سه دلیل عمده برای ایجاد حساب تنخواه وجود دارد که در زیر به آنها شاراه می کنیم :
پرداخت راحت و فوری هزینه ها :
با بکارگیری تنخواه گردان مخارج جزئی و جاری سازمان با دقت و سرعت بیشتری انجام می شود . در ضمن در شرایطی که امکانات برای پرداخت هزینه های اصلی و الزامی سازمان نیز وجود ندارد میتوان از تنخواه برای پرداخت این هزینه ها استفاده کرد .
کاهش میزان بار کاری فرایند های حسابداری :
بکارگیری تنخواه برای هزینه های یاد شده موجب کم شدن عملیات مربوط به پرداخت ها و در نتیجه ی آن کاهش میزان بار کاری بخش حسابداری می شود . این مسئله واضح است که هر چه میزان پرداخت های یک مجموعه به سوی پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت سوق پیدا کند زمان پرداخت افزایش می یابد و فرایند حسابداری در سازمان را زمان بر و پیچیده تر می کند اما استفاده از تنخواه می تواند میزان قابل توجهی از میزان فشار را کاهش دهد.
بررسی و کنترل مبالغ نقدی سازمان :
کنترل میزان وجوه نقد شرکت ها و سازمان ها برای هزینه های خورد و نقدی ، کاری مهم و دشوار است که مدیریت آنها بوسیله تنخواه به آسانی قابل انجام می شود .
تعریف و انواع اشکال تنخواه گردان به چه شکل است؟
شخصی که مسئولیت انجام کار تنخواه گردانی را انجام میدهد را تنخواه دار می نامند . مسئولیت های تنخواه دار اکثرا بر طبق سیاست های درونی سازمان گذاشته می شود و به چند گروه تقسیم میشود. که از اساسی ترین آنها میتوان تنخواه گردان نقدی ، تنخواه گردان متغیر ، تنخواه گردان تعهدی ، تنخواه گردان ثابت ، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی را مثال زد که در ادامه به توضیح نوع ثابت و متغیر آن می پردازیم .
تنخواه گردان ثابت
ماهانه میزان وجه مشخصی با توجه به نیاز های شرکت به حساب تنخواه گردان ثابت واریز می شود .فرد تنخواه دار نیز باید اسناد خرید های مربوط را در زمان مشخصی به بخش حسابداری تحویل دهد . که معمولا با یک گزارش در پایان ماه یا دوره مالی همراه می شود . و این مسئله را باید در این مورد در نظر داشت که تنخواه دار نباید هزینه دیگری بجز هزینه های یاد شده را پرداخت کند .
تنخواه گردان متغیر
در حالت تنخواه گردان متغیر میزان وجهی در نظر گرفته می شود که مبلغ آن توسط مدیران مجموعه تعیین میشود و برای صرف هزینه های سازمان در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد . در انتهای زمان تعیین شده نیز تنخواه دار باید اسناد مربوط به پرداخت هزینه ها را با مانده ی وجه به شکلی که جمع آنها با مبلغ اولیه یکسان باشد را به حسابداری مجموعه تحویل دهد .
ماهیت تنخواه و عملیات مالی آن
این حساب از منظر ماهیت کاملا مشابه صندوق می باشد و ماهیت آن دارایی است و در حالتی که مبلغ آن افزایش پیدا می کند ، حساب بدهکار می شود و در حالتی که کاهش پیدا کند بستانکار .
در فرایند ثبت حسابداری حساب تنخواه و عملیات مالی آن باید از تنخواه گردان متغیر یا ثابت بهره برد. که خوشبختانه امروزه بوسیله استفاده از نرم افزار های حسابداری حرفه ای میتوان در سریعترین زمان ممکن ، بدون مشکل فرایند های مالی و ثبت های حسابداری مرتبط با تنخواه را انجام دهید .
تفاوت صندوق با تنخواه گردان در چیست ؟
حساب صندوق با تنخواه گردان بیشتر از هر حساب دیگری با هم شباهت دارند .اما وجه تمایز این دو حساب در چیست ؟
تفاوت های حساب تنخواه گردان با حساب صندوق در چیست ؟
تمام پرداخت های صندوق باید بشکل روزانه ثبت گردد . اما هزینه هایی که توسط حساب تنخواه پرداخت می شود در زمان واریز هزینه ها ثبت می شوند، پرداخت های صورت گرفته توسط صندوق معمولا محدودیتی تعیین شده ای ندارند اما پرداخت ها از حساب تنخواه معمولا برای هزینه های مشخص شده از قبل انجام میگیرد .
نکات مفید فرایندهای پرداخت و افتتاح حساب تنخواه گردان
میتوان گفت که قبل از افتتاح حساب تنخواه الزامیست که به موارد زیر توجه ویژه ای نمود :
- احراز صلاحیت تنخواه دار برای واسپاری مسئولیت
- مبلغ تنخواه برای در اختیار گذاشتن در حساب توسط هیئت مدیره مشخص شود و در یک زمان انجام گیرد .
- دریافت رسید معتبر به ازای پرداخت های انجام شده به حساب تنخواه .
- دریافت اسناد پرداخت تنخواه دار برای هزینه های انجام شده.
- اخذ تضمین معتبر مانند چک و سفته از تنخواه دار در صورت تمایل .
نمونه ای از فرم تنخواه گردان حسابداری :
نمونه ای از فرم تنخواه گردان در زیر نمایش داده شده است که البته نرم افزار های حسابداری بروز قادر هستند مشابه این فرم ها را به راحتی صادر کنند و عملیات مالی مربوط به آن را نیز انجام دهند . البته پیش از تهیه نرم افزار حسابداری حتما متن مقاله ی ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری را مطالعه کنید.
اسناد مربوط به تنخواه گردان و رسید تنخواه
رسیدی که بوسیله تنخواه گردان بابت میزان مبلغ پرداختی به هزینه ها است و به حسابداری تحویل داده میشود را رسید تنخواه گویند .که مبلغ آن باید بصورت شفاف به حروف و عدد قید شود . همچنین اطلاعاتی از جمله تاریخ و طرف مقابلی که وجه پرداختی را بابت فروش کالا یا خدمات دریافت کرده نیز باید ذکر شود . که این رسید به وسیله تنخواه دار و مدیر بخش حسابداری سازمان نیز باید برسد .
باید این مورد مد نظر باشد که برای رسمی بودن رسید کد ملی ، شناسه خریدار ،شناسه اقتصادی و شماره سریال نیز باید در آن ذکر شود و اگر رسید مخدوش باشد یا موارد بالا در آن قید نشده باشد رسید اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی سازمان نگهداری و ثبت شوند .
از سند های مربوط به تنخواه میتوان لیست صورت هزینه های تنخواه گردان ، برگ پرداخت تنخواه گردان و فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان را مثال زد .
نحوه رسیدگی به سند های تنخواه گردان
این مطلب باید مد نظر باشد که در بعضی سازمان ها و شرکت ها حساب تنخواه در انتهای دوره مالی یا سال بسته می شود و در بعضی موارد مانده ی وجه به دوره ی بعدی انتقال پیدا میکند، در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه گردان نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می گیرد.
شایان ذکر است که بهره مندی از یک نرم افزار استاندارد حسابداری شرکتی می تواند تا میزان بسیاری از حجم زیادی ایگونه فرآیند ها کاسته و دقت آین عملیات ها را دو چندان کند. و زمان و انژی مازاد را صرف بهبود و پیشرفت شرکت کرد.
