به چه دلایلی دفاتر قانونی از اهمیت بالایی برخوردار هستند ؟
مهمترین ابزار کار یک حسابدار ، دفاتر حسابداری هستند . و می توان گفت که آشنایی با دفاتر حسابداری اولین موضوعی است که هر شخص در فراگیری علم حسابداری باید با آن آشنا شود .به این دلیل که یک حسابدار باید اطلاعات و اسناد حسابداری را بصورت روزانه در دفاتر قانونی ثبت کند . با خواندن این مقاله با مفهوم دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر غیر رسمی آشنا میشوید و کاربرد و ویژگی هر یک را فرا می گیرید همچنین از اهمیت نگارش ، تنظیم و نگهداری این دفاتر نیز در ادامه می خوانیم .
دفاتر حسابداری یا قانونی چیست ؟
محل ثبت تمام رخداد های مالی بعد از درج در اسناد حسابداری ، دفاتر قانونی هستند .در حقیقت رخداد های مالی پس از ثبت شدن در اسناد حسابداری و به تایید شدن توسط مدیریت در دفاتر حسابداری که بوسیله قانون مقرر شده اند ثبت و نگهداری می شود .این دفاتر توسط قانون مورد قبول میباشد و اصطلاحا به آنها «دفاتر قانونی حسابداری» یا «دفاتر حسابداری» گفته میشود .
انواع مدل دفاتر حسابداری چیست؟
به طور کلی دفاتر حسابداری به دو گروه اصلی تقسیم میشوند :
دفاتر قانونی (رسمی):
دفاتری که بر اساس قانون الزام برای تهیه و تنظیم آنها وجود دارد دفاتر رسمی هستند که در مجموع به دو«دفتر روزنامه» و« دفتر کل» تقسیم میشوند .
دفاتر کمکی (غیر رسمی):
دفاتری که الزامی برای تهیه آنها وجود ندارد و منحصراََ برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها نگارش میشوند به نام دفاتر غیر رسمی خوانده می شوند که «دفتر معین» از معروف ترین دفاتر غیر رسمی میباشد .
نکته ای در این مورد وجود دارد که چرا دفاتر حسابداری کمکی از اهمیت بالایی برخوردار هستند و حتی نگارش آنها الزامی محسوب میشود . در ادامه بعد از توضیحات تکمیلی در مورد دفاتر رسمی و غیر رسمی به این سوال پاسخ خواهیم داد .
به چه میزان در مورد دفاتر روزنامه اطلاعات دارید ؟
دفتر روزنامه محلی برای ثبت تمام عملیات و معاملات مالی سازمان می باشد که می بایست به ترتیب تاریخ ثبت گردند.
دفتر روزنامه شامل ستون های متعدد است که این ستون ها شامل اطلاعات شماره سند حسابداری ، تاریخ ، شرح رویداد ، مبلغ بدهکار یا بستانکار است و توضیح خلاصه ای از رویداد مالی مورد نظر در آن ذکر می شود ، لازم به ذکر است که در نرم افزار حسابداری سپیدار تمامی گزارش های گفته شده قابل گزارش گیری به صورت اتوماتیک است.
یکی از مواردی که برای تهیه صورت های مالی در سال های مالیاتی مورد نیاز میباشد دفتر روزنامه است .
دفتر روزنامه دو نوع است !
در سازمان های بزرگ که حجم رویداد های مالی بسیار زیاد است بطور معمول برای هر شکل خاص از معامله مالی از دفتر روزنامه اختصاص یافته به آن استفاده میشود اما بهره گیری از این نوع دفاتر روزنامه به این معنی نیست که نیازی به یک دفتر روزنامه حاوی کل اطلاعات نیست .
به دفتر های روزنامه ای که برای یک شکل خاص از رویداد های مالی بکار گرفته میشوند «دفتر روزنامه اختصاصی» و به دفتر های روزنامه ای که برای کل رویداد های مالی و معاملات بکار گرفته میشوند «دفتر روزنامه عمومی» گفته می شود .
دفتر کل – با اطلاعات تفکیک شده ی خلاصه معاملات و رویداد های مالی !
زمانی که به سختی میتوان اطلاعات مربوط به حساب ها را از دفاتر روزنامه دریافت کرد ، نیاز به «دفتر کل» حس میشود . این محدودیت در دفاتر روزنامه بدلیل نحوه ثبت رویداد های مالی و ساختار دفاتر روزنامه میباشد .اما با انتقال ، طبقه بندی و تفکیک این اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل می توان اطلاعات مفید بسیاری دریافت کرد .
در دفتر کل صفحه ای جداگانه برای هر حساب اختصاص پیدا میکند و رویداد های مرتبط به آن حساب که به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت شده اند با همان ترتیب به دفتر کل انتقال پیدا میکند . به همین دلیل که تمام اطلاعات یک بنگاه اقتصادی در دفتر کل به تفکیک نگارش می شود ، دفترکل یکی از مهم ترین دفاتر قانونی موسسات و شرکت ها به شمار میرود .
برای انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل زمان بندی های متفاوتی وجود دارد . برخی انتقال این اطلاعات را بصورت هفتگی انجام میدهند ، برخی این عمل را ده روز آخر هر ماه انجام می دهند و نظر برخی دیگر بر این است که اطلاعات هر ماه را تا روز پانزدهم ماه بعد که منتقل کنند.
محاسبه ی ساده ی مانده حساب در دفتر کل
برای مانده گیری هر حساب در دفتر کل به آسانی می توانید این عمل را با کسر مجموع بدهکار از بستانکار انجام دهید . به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل اختلاف مجموع بدهکار و بستانکار است به شکلی که اگر مجموع مبلغ بدهکار در آخر بیشتر باشد ماهیت مانده حساب بدهکار است و در غیر اینصورت بستانکار محسوب میشود .
دفتر معین یا دفتر کمکی به چه معناست ؟
معروف ترین دفتر غیر رسمی «دفتر معین» است و به این دلیل اینکه هدف این دفتر کمک کردن در امور حسابداری بنگاه اقتصادی است با نام دفتر کمکی نیز شناخته می شود . به این صورت که برای تفکیک کردن حساب های دفتر کل از دفتر معین استفاده می شود .در بعضی از موسسات و شرکت ها جریان امور تجاری و فعالیت های حسابداری به گونه ای است که نیاز به اطلاعات تفکیک شده ی کامل از یک یا چند حساب دفتر کل در دسترس باشد که در این حال دفتر معین به کمک می آید .
بدلیل اینکه پیدا کردن این حساب ها در دفتر کل زمانبر و سخت است هر یک از حساب های خاص که امکان دارد حاوی رویداد های مالی زیادی باشند در دفاتر معین ذکر می شوند .
این نکته را در ذهن خود داشته باشید که ثبت برخی حساب ها در دفتر معین به معنای عدم ثبت آن ها در دفتر کل نیست ، به شکلی که جمع مانده حساب در دفتر کل باید با جمع مانده حساب در دفتر معین یکی باشد .توجه کنید که دفتر معین یکی از دفاتر قانونی محسوب میشود اما غیر رسمی است و تنها برای کمک به روند های گزارش گیری مورد استفاده قرار میگیرد .
برخی از دفاتر معین مهم و پر کاربرد شامل موارد زیر هستند :
-دفتر معین اموال
-دفتر معین بانک
-دفتر معین بدهکاران
-دفتر معین بستانکاران
از دفتر های قانونی البته غیر رسمی دیگری که در بسیاری از موسسات و شرکت ها بکار میروند دو مورد زیر هستند :
دفتر دارایی :
در ماده 9 قانون تجارت اینگونه ذکر شده است که دفتر دارایی به دفتری اطلاق میشود که تاجر در آن می بایست گزارش کل دارایی های منقول و غیر منقول خود را ثبت کند . همچنین در دفتر دارایی باید مطالبات و دیون نیز با جزئیات نگارش شود . که امروزه با در نظر گرفتن ترازنامه (بیلان) ، دفتر دارایی کاربرد به خصوصی ندارد .
دفتر کپیه :
در ماده 10 قانون تجارت اینگونه ذکر شده است که دفتر کپیه به دفتری اطلاق می شود که به ترتیب تاریخ ، نامه نگاری ها و صورت حساب های صادر شده در آن ثبت شده باشد . که امروزه بکارگیری سیستم های اتوماسیون کاربرد این دفتر را از بین برده اند.
چرا دفاتر قانونی از اهمیت زیادی برخوردار هستند ؟
در بالا این نکته ذکر شد که برای داشتن دفاتر قانونی در تمام موسسات و شرکت ها اجبار قانونی وجود دارد . و داشتن دفاتر روزنامه و دفاتر کل برای تمام واحد های اقتصادی الزامی است .
بطور کلی دفاتر قانونی وضعیت حساب های یک واحد اقتصادی را از منظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب نمایش می دهند . از این رو دفاتر حسابداری ، اسناد رسمی مستدلی برای کاهش خطا های حسابداری ، خصوصا در مورد عدم ثبت معاملات و رویداد های مالی و هر مورد اشتباه دیگر مانند ثبت تکراری رویداد های مالی هستند .
از دیگر موارد مورد اهمیت بودن دفاتر قانونی ، نمایش بازخوردی از تمام جزئیات مرتبط با رویداد های مالی در تمام موارد میباشد . داده هایی مانند تاریخ ، حجم معامله ،بدهکاری و بستانکاری هر یک از حساب ها در دفاتر قانونی مشخص هستند .
پیامد های عدم نگارش دفاتر قانونی چیست ؟
جریمه و بسیاری از مشکلات دیگر از پیامد های عدم تنظیم دفاتر قانونی است . در حالتی که میخواهید شامل جریمه و دیگر مشکلات نشوید ، یک سال جلوتر از شروع سال مالی جدید باید برای گرفتن دفاتر آن سال مالی اقدام کنید . در بعضی از موارد این اتفاق می افتد که دفاتر قانونی قبل از اینکه سال مالی مورد نظر به پایان برسد تمام میشود در این صورت باید برای دریافت دفاتر مالی جدید اقدام کنید .
رد دفاتر قانونی چیست ؟ و در چه شرایطی صورت میگیرد ؟
دفاتر قانونی باید در انتهای هر سال مالی توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود ،اما در بعضی از موارد به علت رعایت نکردن موارد قانونی و وجود بعضی از مشکلات این دفاتر بوسیله کارشناس مالیاتی رد می شوند که به این حالت رد دفاتر گفته می شود .
رد شدن دفاتر بیشتردر شرایط وجود برخی مشکلات در زمینه نگارش یا انجام اصطلاحات صورت می پذیرد . که در ادامه می توانید شایع ترین مواردی که باعث رد دفاتر قانونی میشوند را نیز مطالعه کنید .
بکارگیری دفاتر مالی سال یا سال های پیشتر
نگارش اطلاعات مالی ساختگی و دروغین
درج نکردن فعالیت های مالی مرتبط با شعب
درج نکردن اطلاعات مربوط به فعالیت های دیگر با هر دلیلی
وجود پاک شدگی ،خدشه و تراشیدگی در موارد درج شده در دفاتر
خارج شدن دفاتر از حالت پلمپ
وجود بیش از حد استاندارد صفحات سفید
مبلغ جریمه ای که بابت عدم ارائه دفاتر قانونی به وسیله شرکت ها تنظیم شده است بیست درصد از مبلغ مالیات و جریمه رد دفاتر نیز 10 درصد از مبلغ مالیات می باشد .
اما امروزه خوشبختانه با وجود و روی کار آمدن نرم افزار حسابداری شرکتی فرایند تنظیم و ارائه دفاتر قانونی را می توان با سرعت و دقت بیشتری در کوتاه ترین زمان انجام داد و استرس های این کار را بطور محسوسی کاهش داد.
